Como criar um sistema na sua empresa

Como criar um sistema na sua empresa

Estava conversando com um amigo meu sobre a Toca da Empada. Ele me fez uma pergunta sobre como criar um sistema na empresa dele.

(Na verdade, muitos clientes me perguntam sobre sistemas. E poucos realmente compreendem o que são.)

Havia algo na sua pergunta que me chamou a atenção – talvez tenha sido a forma como ele expressou sua pergunta – mas ele estava bastante confuso sobre o que de fato era um sistema.

Sua pergunta foi: “Quantos passos deve ter um sistema?”

Eu acho que eu entendia o que estava perguntando. E poderia ter lhe dado a resposta adequada imediatamente. Mas sabia que havia um conceito mais profundo que poderia enxergar se fosse estimulado a pensar sobre os sistemas de uma maneira totalmente nova.

Ela tinha sido vítima de um erro muito comum: a idéia de que um sistema é apenas um documento que diz às pessoas como executar tarefas, e em que seqüência.

Ouço isso com freqüência de proprietários de pequenas empresas que participam de minhas palestras.

“A palestra foi ótima, agora eu só preciso criar sistemas na minha empresa.”

Parece ótimo, não é? Mas essas pessoas não fazem idéia do que estão falando.

É claro, é um grande primeiro passo compreender a necessidade de criar sistemas em um negócio, mas o que a maioria das pessoas esquece é que eles já têm sistemas em vigor. O que querem dizer quando afirmam que precisam de sistemas é, “Eu preciso documentar meus sistemas.”

Na Toca da Empada, chamamos esses documentos “Fichas de Procedimento”. Alguns os chamam de planos de ação. Mas uma ficha de procedimento e um sistema são duas coisas distintas.

Não é apenas uma questão semântica, você pergunta?

Não. “Semântica” é o que as pessoas dizem quando não conseguem fazer uma distinção suficientemente clara entre dois conceitos, e esta é uma distinção que você precisa fazer.

A maioria dos empresários que falam sobre sistemas tende a pensar que “documentar sistemas” é o objetivo final, em vez de ser apenas um meio para alcançar seus verdadeiros objetivos.

Sistemas bons / Sistemas Ruins

Antes de falar sobre como criar um sistema, vamos definir a palavra “sistema”.

Um sistema é uma maneira de agir – repetidamente – que traz um resultado específico.

Pare um segundo. Pense nos gestos que você executa no dia-a-dia.

Você escova os dentes.

Você segue o mesmo caminho para o trabalho.

Você abre seu e-mail e lê mensagens.

São sistemas.

Mas tem um detalhe: existem sistemas intencionais e sistemas não-intencionais. Sistemas bons e ruins.

Segue um exemplo de um sistema intencional: você faz uma ligação de vendas para uma cliente potencial. Você a cumprimenta e começa a fazer-lhe perguntas sobre sua situação e suas necessidades.

Esta é uma coleta de informações que lhe permitirá apresentar uma oferta. Você faz isso há anos. A rotina é automática. Está tudo na sua cabeça. Você já trabalha de forma a obter o resultado exato que deseja.

Sem saber, você criou um sistema intencional. O único problema é que está preso na sua cabeça. Agora, precisa escrevê-lo!

Um sistema não-intencional, por outro lado, pode ser prejudicial ao seu negócio.

Vou dar um exemplo.

Um cliente chega à sua loja e diz: “Estou procurando uma câmera digital.” Seu vendedor, replicando seu treinamento de vendas, começa a explicar TUDO do produto ao cliente para que o mesmo possa tomar uma decisão esclarecida. Entretanto, depois de alguns minutos, o cliente fala: “Obrigado. Vou continuar só olhando…”

Seria fácil culpar a economia ou o vendedor. Mas, na verdade, o culpado é o sistema. Não foi intencional, mas você está gerando um resultado – ruim. Tem um sistema que impede as pessoas de comprar o seu produto! Seguindo esse sistema, o vendedor não consegue se manter focado e realmente atender as necessidades dos clientes. E repete isso o tempo todo. Talvez todos seus vendedores façam isso. Talvez aprenderam isso com você.

Você pode até nem fazer idéia de como esse sistema se instalou. No entanto, é um sistema.

O Verdadeiro Poder de um Sistema!

Você precisa entender que está cercado de sistemas. E têm o poder de dar vida ao seu negócio – ou deformá-lo.

Você precisa mudar seu pensamento que um sistema é simplesmente um “passo-a-passo” e compreender que é uma maneira de alavancar o potencial imenso que existe dentro de seu negócio.

Pense por um momento sobre a frase seguinte:

“Os sistemas fazem o negócio funcionar, e as pessoas fazem os sistemas funcionarem.”

Quando me deparei com esta frase pela primeira vez, fiquei impressionado com seu gênio. Ri com o fato de que eu nunca tinha visto esse conceito expresso com palavras tão simples.

Mas não compreendi seu significado.

O que entendi, naquela época, foi: “Os sistemas fazem o negócio funcionar, e as pessoas estão à serviço dos sistemas.”

Mas a idéia não é essa! A frase diz que as pessoas fazem os sistemas funcionarem! Elas estão no comando dos sistemas. As pessoas renovam e melhoram os sistemas quando é preciso. Elas usam os sistemas como forma de gerenciar o negócio, e não se submeterem a eles.

As pessoas são a força por trás dos sistemas. Os sistemas servem como suas alavancas, não como seus substitutos!

Seu negócio tem um potencial enorme, porque você e sua equipe têm um potencial enorme!

E quando sua equipe tem liberdade para encontrar a forma mais eficaz de realizar seu trabalho, vai se orgulhar dele e nunca vai parar de melhorar os sistemas.

Talvez você discorde. Talvez não imagine os membros de sua equipe tomando esse tipo de iniciativa.

OK. Mas já compartilhou com eles o resultado final de seu trabalho? Será que eles sabem do seu propósito maior na empresa? Ou será que eles acham que sua função é seguir um monte de passos numa página? Será que eles têm motivo para estarem inspirados?

Como poderia o vendedor, no exemplo acima, mudar sua abordagem se ele soubesse que o objetivo do seu discurso de vendas é manter o cliente potencial engajado na conversa – e não apenas falar sobre um produto?

Quando as pessoas entendem que os sistemas empregados servem de meio para um fim – e que elas são essenciais para chegar a esse resultado final – naquele momento elas sentem sua importância para a empresa. Então, começam a pensar de forma diferente sobre seu trabalho. Começam a procurar maneiras de superar e ir além da descrição de cargo. Começam a criar sistemas que funcionam – sistemas que expressam seu verdadeira potencial.

No fundo, não é isso que você busca? Sistemas – e pessoas – que produzam grandes resultados?

Como criar um sistema

Tem como criar um sistema de inúmeras maneiras. O que vou oferecer a você agora é apenas uma estratégia, que funciona muito bem pra mim. Seguem algumas dicas simples que podem ajudar você e sua equipe a criar sistemas de trabalho para sua empresa. :

1. Comecem – você e os membros da sua equipe –  o dia amanhã com a frase seguinte estampada na sua mente: “Tudo o que vejo em meu negócio é, no fundo, um sistema.”

2. Identifique um bom sistema em seu negócio. Algo que você ou alguém faz que produz o resultado desejado. Se ainda não estiver documentado, documente-o!

3. Encontre um sistema não-intencional escondido em seu negócio e examine por que ele está rendendo resultados indesejáveis. Pense em como poderia alterá-lo para obter o resultado que deseja.

4. Observe sua equipe trabalhando. Se ver alguém seguindo um sistema, mas não obtendo o resultado desejado, lembre a todos que têm a liberdade de mudar o sistema a fim de obter o melhor resultado possível! Em seguida, certifique-se de capturar essas mudanças para que os resultados possam ser repetidos.

Se você tentar encaixar o seu negócio nos sistemas que criou, seu negócio vai encolher para ficar dentro da caixa que você construiu para ele.

Mas quando os sistemas são utilizados para dar alicerce à sua visão e sua paixão, e a visão e paixão da sua equipe, então a sua empresa poderá ficar maior do que você puder imaginar.

Martin Messier
 

Martin Messier é Canadense e mora no Brasil desde 2003. É CEO do grupo Toca da Empada, que fatura 7 dígitos anualmente. Ajudou empreendedores do mundo todo a focar seus negócios, desenvolver estratégias de crescimento e levá-los a faturamentos de 5 e 6 dígitos mensais.

Clique Aqui Para Deixar Um Comentário Abaixo 2 comentários